40 KI-Workflow-Vorlagen für KMU

Lead-Qualifizierung

Macht aus unsortierten Lead-Notizen eine klare Einschätzung zu Passung, Dringlichkeit und Budget – mit Discovery-Fragen und dem nächsten Schritt.

Lead-Notizen → Lead-Bewertung

Angebotsentwurf

Wandelt ein Opportunity-Briefing in einen nutzenorientierten Angebotsentwurf mit Leistungsumfang und transparenten Annahmen.

Opportunity-Briefing → Angebotsentwurf

Kundenantwort

Entwirft eine professionelle, belegbasierte Antwort auf Kundenanfragen und Beschwerden – mit Hinweisen zur Tonalität und Nachfass-Punkten.

Kundennachricht → Antwortentwurf

Kündigungsrisiko abwenden

Bewertet Abwanderungsrisiken von Kunden, schlägt passende Rettungsmaßnahmen vor und benennt ehrlich, wo sich Halten nicht lohnt.

Kundenkontext → Rettungsplan

Upsell-Potenziale erkennen

Findet Ausbausignale in Bestandskunden, prüft die Passung und leitet die nächstbeste Vertriebsaktion ab.

Kundensignale → Upsell-Übersicht

Abo-Kundenbindung

Strukturiert Verlängerungsrisiken, Downgrade-Rettungen und Maßnahmen entlang des Kundenlebenszyklus für Abo- und Wartungsverträge.

Abo-Kontext → Bindungs-Playbook

Online-Bewertungen beantworten

Formuliert empathische Antworten auf Online-Bewertungen und leitet die betrieblichen Verbesserungen dahinter ab.

Bewertungen → Antwort- und Maßnahmenplan

Ausschreibung: Bid/No-Bid

Prüft Ausschreibungen auf Passung, Risiko und Partnerbedarf und unterstützt eine disziplinierte Entscheidung für oder gegen ein Angebot.

Ausschreibungsunterlagen → Bid/No-Bid-Entscheidung

Liquiditäts-Lagezentrum

Verdichtet Liquiditätsreichweite, Forderungsdruck und Zahlungsreihenfolge zu klaren Entscheidungen für die Geschäftsführung.

Liquiditätskontext → Liquiditäts-Maßnahmenplan

Forderungsmanagement

Plant Mahn- und Eskalationsstufen für überfällige Rechnungen – mit passender Tonalität, damit Geld und Kundenbeziehung erhalten bleiben.

Offene Posten → Mahn-Playbook

Rechnungsklärung

Ordnet strittige Rechnungen mit Belegen, Verhandlungsoptionen und Service-Ausgleich – und schützt dabei den Zahlungseingang.

Streitfall → Klärungsplan

Margenverluste finden

Spürt Lecks in der Rohertragsmarge auf, benennt Ursachen, schnelle Hebel und Kennzahlen zur Kontrolle.

Margendaten → Margen-Bericht

Preiserhöhung planen

Bewertet Preissetzungsmacht nach Segmenten und plant risikobewusste Preisschritte mit Belegen für das Kundengespräch.

Preiskontext → Preisschritt-Briefing

Engpässe von Angebot bis Zahlung

Findet Verzögerungen und Übergabefehler zwischen Angebot, Auftrag, Rechnung und Zahlungseingang und verkürzt die Durchlaufzeit.

Prozessbeschreibung → Engpass-Maßnahmenplan

Fördermittel-Check

Prüft Förderprogramme auf Passung, notwendige Nachweise, Fristen und den Aufwand für den Antrag.

Förderprogramm → Förder-Passung

Lieferantenverhandlung vorbereiten

Arbeitet Verhandlungshebel, Einsparpotenziale und Risiken gegenüber Lieferanten heraus und bereitet das Gespräch vor.

Lieferantenkontext → Verhandlungs-Briefing

Stillstandsanalyse

Bewertet die Auswirkung eines Anlagenstillstands, bildet Ursachenhypothesen und plant Eindämmung sowie Wiederholungsschutz.

Stillstandsbericht → Stillstands-Maßnahmenplan

Schichtübergabe absichern

Erkennt Risiken in der Schichtübergabe – fehlender Kontext, offene Prioritäten, unklare Verantwortung – bevor sie zum Problem werden.

Übergabenotizen → Übergabe-Risikoradar

Arbeitssicherheit: Beinaheunfälle auswerten

Lernt aus Unfällen und Beinaheunfällen, leitet Schutzmaßnahmen ab und sorgt für nachverfolgbare Umsetzung.

Vorfallbericht → Präventionsplan

Gewährleistungsfälle: Ursachen finden

Bündelt Garantie- und Gewährleistungsfälle zu wiederkehrenden Fehlerbildern, bewertet Kosten und plant Experimente zur Vermeidung.

Gewährleistungsfälle → Ursachen-Radar

Energiekosten-Auffälligkeiten

Findet Ausreißer in Energiekosten, verknüpft sie mit betrieblichen Ursachen und plant Messungen und Einsparmaßnahmen.

Energiedaten → Einsparplan

Servicetouren planen

Ordnet Außendiensteinsätze nach Priorität, Terminrisiko und Kundenkommunikation und schlägt eine bessere Tourenfolge vor.

Einsatzliste → Tourenplan

Lagerhüter abbauen

Bewertet Lagerhüter, schlägt Verwertungskanäle, Bündel und Abschreibungen vor und verbessert die Nachbestellregeln.

Bestandsdaten → Abverkaufsplan

Lieferschein-Erfassung

Liest Lieferscheine aus und bereitet die Buchung in den Lagerbestand vor – sichere Positionen und Ausnahmen für die Prüfung werden getrennt.

Lieferschein (PDF oder Foto) → Bestandsbuchung

Arbeitsanweisung (SOP) erstellen

Macht aus groben Prozessnotizen einen gelenkten SOP-Entwurf mit Risiken, Verantwortlichen und Prüfpunkten.

Prozessnotizen → SOP-Entwurf

Einarbeitung mit Micro-SOPs

Zerlegt Einarbeitungswissen in kurze, wiederholbare Micro-SOPs mit klaren Rollen – für schnellere Produktivität neuer Mitarbeitender.

Einarbeitungskontext → Micro-SOP-Paket

Qualifikationsmatrix

Macht Kompetenzlücken sichtbar, plant Cross-Training und leitet messbare Lernmaßnahmen ab.

Kompetenzkontext → Qualifikationsmatrix

Interview-Scorecard

Schärft das Rollenprofil und erstellt Interview-Scorecards, damit Einstellungsentscheidungen auf belastbaren Signalen beruhen.

Stellenkontext → Scorecard-Kit

Besprechungsprotokoll

Fasst Besprechungsnotizen zu Entscheidungen, Verantwortlichen, Risiken und dem nächsten Arbeitsrhythmus zusammen.

Besprechungsnotizen → Protokoll

KI-Einführung: Reifegrad-Check

Bewertet Anwendungsfälle für KI nach Nutzen, Datenlage und Risiken und plant einen fokussierten Einführungssprint.

Ausgangslage → KI-Einführungssprint

Compliance-Nachweise bündeln

Sammelt vorhandene Compliance-Nachweise, zeigt fehlende Belege und plant die nächsten Schritte bis zur Auditbereitschaft.

Compliance-Kontext → Nachweispaket

IT-Sicherheit: Maßnahmenboard

Priorisiert grundlegende Schutzmaßnahmen – Konten, Backups, Updates – und hält die Nachweise dazu fest.

IT-Kontext → Maßnahmenboard

Datenbereinigung planen

Bewertet Datenqualität, legt Reihenfolge und Verantwortliche für die Bereinigung fest und prüft die Automatisierungsreife.

Datenkontext → Bereinigungsplan

Lokale SEO-Inhalte

Plant lokale Suchinhalte entlang von Suchintention, Leistungsnachweisen und Conversion-Pfaden – mit realistischem Veröffentlichungsrhythmus.

Unternehmens- und Standortkontext → Content-Plan

Webshop-Conversion verbessern

Findet Reibungspunkte im Webshop, stärkt Vertrauenssignale und Angebote und plant saubere Experimente.

Shop-Kontext → Conversion-Plan

Produkteinführung bewerten

Bewertet die Evidenz nach einer Produkteinführung und bereitet die Entscheidung vor: einstellen, nachbessern oder skalieren.

Launch-Daten → Launch-Entscheidung

KPI-System entwerfen

Entwirft ein KPI-System mit Ergebnis-, Treiber- und Leitplanken-Kennzahlen, Zielwertlogik und Messplan für Produkt- oder Geschäftsentscheidungen.

Zielbild und Rahmen → KPI-Framework

KPI-Review und Management-Bericht

Erstellt Scorecards, Wochen-, Monats- oder Quartalsberichte und die Erzählung zur Zielerreichung für das Management.

Kennzahlen und Kontext → Management-Bericht

Experiment oder Launch auswerten

Wertet Experimente und Einführungen aus, schätzt die Wirkung ab, prüft Leitplanken und formuliert eine entscheidungsreife Empfehlung.

Experiment-Daten → Empfehlung

Marktpotenzial abschätzen

Schätzt Märkte, Produkte oder Kundensegmente mit transparenten Annahmen, Sensitivitäten und Validierungsschritten ab.

Fragestellung → Potenzial-Briefing