Implementierung einer KI-gestützten Einkaufs- und Vertriebsautomatisierung mit SupraWorx

Das Unternehmen im Bereich Industrieeinkauf sieht sich als zentraler Partner für Industriekonzerne und möchte mithilfe einer Open-Source-KI – bevorzugt Llama 3.1 70B – seine Einkaufs- und Vertriebsprozesse effizienter gestalten. Um größtmögliche Datensicherheit zu gewährleisten, soll die KI auf den eigenen Servern betrieben werden. Die Integration erfolgt über die Module von SupraWorx aus dem Hause SupraTix, das heißt vor allem durch den Einsatz der SupraWork Workbench und der Shortcuts, die wiederum von der SupraTix-KI-Plattform gesteuert werden. Ziel ist es, eingehende Kundenanfragen automatisiert zu analysieren, unvollständige Informationen zu erkennen, selbstständig Rückfragen zu generieren und auf Basis vorhandener Daten erste Angebotsentwürfe zu erstellen.

Sobald im E-Mail-Postfach eine Anfrage eingeht, legt das System automatisch ein Ticket in der SupraWork Workbench an. Dort übernimmt die KI von SupraTix den nächsten Schritt: Sie liest die E-Mail, identifiziert den Kontext und ermittelt anhand interner Datenbanken, ob die angefragten Artikel bereits auf Lager sind oder ob Lieferanten kontaktiert werden müssen. Für den Fall, dass wichtige Informationen in der Kundenanfrage fehlen, bereitet die KI eine Antwortmail vor, die zum Beispiel weitere technische Spezifikationen oder Angaben zur Stückzahl anfragt. Die Nutzerin oder der Nutzer kann diese automatisch erstellte E-Mail in der Workbench prüfen, anpassen und abschicken. Durch die Shortcuts wird dieser Vorgang weitestgehend automatisiert, sodass Mitarbeitende ihren Fokus auf anspruchsvollere Aufgaben legen können.

Parallel erstellt die KI mithilfe einer umfangreichen Prompt-Bibliothek, die eigens für das Unternehmen entwickelt wurde, ein erstes Angebotsdokument. Dieses Dokument berücksichtigt interne Preiskalkulationen, mögliche Staffelpreise und vorhandene Artikelhistorien. Es wird automatisch an das Ticket angehängt, damit die verantwortliche Fachkraft nur noch prüfen und eventuell freigeben muss. Nach der internen Freigabe wird das Angebot direkt aus der Workbench verschickt, während sich die KI um die Dokumentation und den Statuswechsel im System kümmert.

Neben der Bearbeitung eingehender Anfragen unterstützt die SupraTix-KI auch bei strategischen Aspekten, etwa der Suche nach neuen Lieferanten, Kunden oder Produktionspartnern. Dafür können in der SupraWork Workbench spezielle Shortcuts aufgesetzt werden, die automatisierte Web-Recherchen auslösen. Die Ergebnisse werden ebenfalls im Ticket-System abgelegt, wobei die KI relevante Firmen oder Projekte nach Kriterien wie regionaler Nähe, Produktionskapazität oder Umsatzpotenzial einordnet. So entsteht eine kontinuierlich erweiterbare Wissensbasis, auf die der Einkauf oder Vertrieb leicht zugreifen kann.

Die Einführung dieser KI-Lösung erfolgt in mehreren Phasen. Zunächst wird die KI auf den Servern des Unternehmens installiert und die Grundintegration in die bestehenden Systeme vorgenommen. Danach erfolgt die Feinabstimmung der Prompt-Bibliothek, damit die KI möglichst zielgerichtet arbeiten kann. In dieser Phase werden typische Abläufe und Workflows identifiziert und in die Praxis überführt. Dabei bekommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schulungen, um die Workbench und die Shortcuts optimal nutzen zu können. Anschließend beginnt der fortlaufende Betrieb, in dem neue Anforderungen oder geänderte Marktbedingungen regelmäßig in die Weiterentwicklung der KI einfließen. Die langfristige Zusammenarbeit mit dem KI-Partner und SupraTix ist dabei essenziell, da das System kontinuierlich angepasst, gewartet und erweitert wird, um immer neue Aufgaben oder Prozessoptimierungen zu meistern.

Insgesamt verschafft die Lösung dem Unternehmen im Industrieeinkauf einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Routineaufgaben werden spürbar entlastet, die Reaktionszeit auf Kundenanfragen sinkt und die Angebote sind aussagekräftiger, weil sie auf einer strukturierten Datenbasis beruhen. Mitarbeitende gewinnen so mehr Freiräume für strategische Entscheidungen und komplexe Verhandlungen, die nicht nur Kosten einsparen, sondern auch neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnen können. Durch die enge Verzahnung von SupraWork Workbench, Shortcuts und der leistungsfähigen KI von SupraTix lässt sich das Projekt flexibel ausbauen, sodass sich das Unternehmen mit jeder neuen Anforderung an veränderte Marktgegebenheiten anpassen kann.